Qué hace -y debe hacer- un Administrador para Tu Comunidad

Cuando comencé como Administrador de Comunidades una de las cosas que tenía muy clara es que debía ofrecer algo más que el típico servicio que ya ofrecían los demás.

Aposté por el trato personalizado y de proximidad en la medida de lo posible, por la aplicación en el día a día de las distintas herramientas y tecnología que aparecían, siempre para mejorar el servicio destinado a los Propietarios y en definitiva a su Comunidad. 

Además de utilizar una Oficina Virtual o Despacho online 24h -algo que en mayor o menor medida utilizan cada vez más Administraciones de Fincas actualmente, lo cuál es muy positivo obviamente- llevamos unos cuantos años implementando la recepción inmediata de avisos vía telefónica y chat

Esto permite atender con mayor rapidez las incidencias o urgencias que un Propietario o el mismo Presidente de la Comunidad notifica al Despacho, pudiendo actuar directamente nosotros o el servicio de asistencia correspondiente a la mayor brevedad.

[ ] Diferenciarse, es la clave

En este oficio, la formación continua y la experiencia son un valor añadido que sin duda, en nuestro Despacho, siempre trasladamos a nuestros Clientes. Se nos han presentado casos de todo tipo en los que había que auditar internamente a empresas proveedoras, realizar informes periciales o dictámenes en inmuebles por daños ocasionados, requerimientos de pagos, actuar de emergencia en la contratación de personal para el acceso o la Seguridad de una Comunidad, Socorristas, Electricistas por apagones, y un largo etcétera...  

Afortunadamente, lo hemos podido solucionar. Y es que nuestra filosofía es simple y clara: ofrecer un Servicio de Calidad a nuestros Clientes: Las Comunidades que administramos.

En términos generales, además de aquellas que especifica el Art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, vigente, estas son las funciones que realizamos para las Comunidades Clientes de nuestro Despacho:


1.- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

2.- Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

3.- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.

4.- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

5.- Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

6.- Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

· En el área de Asesoría Fiscal, Tributaria, Contable y Laboral:

1.- La facturación y puesta al cobro mediante domiciliación bancaria de aquellos recibos que por cuotas ordinarias y extraordinarias fije la Comunidad de Propietarios.

2.-La custodia de los fondos que se encuentren en su poder, preservando que estén a disposición de la Comunidad de Propietarios sobre las personas que en Junta de Gobierno se autorice, aclarando aquellos propietarios autorizados o no autorizados.

3.- El control, reclamación, mediación y gestión amistosa de cobro de los recibos generados por cualquier concepto y aquellos que pudieran quedar pendientes de pago.

4.- El control actualizado de la contabilidad de la Comunidad de Propietarios mediante su apertura conforme a las habituales normas y reglas económicas  (precisando la periodicidad en que esa información será puesta a disposición del Presidente de la Comunidad de Propietarios y los comuneros. Generalmente nuestro Despacho por sistema facilita cada trimestre dicha información actualizada).

5.- El control de gastos y elaboración del presupuesto anual.

6.- Ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios y reflejados en Acta.

7.- La elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler etc.)

8.- Asesoramiento a la Comunidad de Propietarios en materia de propiedad horizontal cuantas veces sea requerido.
 

· En el área de actuación como Secretario:


1.- La confección y envío de convocatorias para las Juntas tanto ordinarias como extraordinarias.
En este sentido, puntualizar que nuestro Despacho comunicará a los Propietarios las convocatorias y la información adjunta a las mismas (cuentas anuales, convocatorias, estados contables, trimestrales, etc.) mediante acceso al Despacho online. Las convocatorias a las Juntas además serán comunicadas oportunamente y con la suficiente antelación, en la medida de lo posible, mediante tablón de anuncios o ubicación visible en el zaguán o patio de la Comunidad.

2.- La asistencia personal a la Junta ordinaria y las extraordinarias que sean necesarias en el periodo anual que fije el contrato, levantando Acta de la sesión que deberá ser firmada en ejercicio de su condición de Secretario, con detallada transcripción al libro de Actas correspondiente y posterior puesta a disposición de una copia de dicha Acta a todos y cada uno los Propietarios.

3.- La Redacción y envío de cuantas circulares, cartas, notificaciones, escritos, solicitudes, apercibimientos o análogas que sean necesarias redactar y remitir, tanto a  los Propietarios como a organismos públicos, entidades privadas, proveedores, etc.

4.- Firma de los certificados que acrediten la situación de deudas, y que pudieran servir de base para la interposición del procedimiento judicial que proceda, en aras a la reclamación de deudas. En este sentido, aquellos certificados que se soliciten por vía particular y que no se trate, por tanto, de una gestión afecta a la Comunidad se facturarán aparte mediante presentación y aprobación del oportuno y previo presupuesto.

5.- Firma de la certificación de acuerdo comunitario para el ejercicio de la acción de cesación por vecinos molestos.

6.- La tenencia, custodia y actualización de los registros de datos, tanto en soporte informático como en papel de los Propietarios que conforman la Comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles (viviendas y locales).

7.- Custodia del libro de Actas, asegurando la conservación por un máximo de cinco años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes que traigan consecuencia de las reuniones.

8.- El tratamiento y custodia de los datos de carácter personal de los que se disponga, en estricta aplicación a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Gestión de Derechos Digitales,  3/2018 de 5 de diciembre (LOPDGDD), así como lo estipulado en el Reglamento General de Protección de Datos Europeo, 2016/679 (RGPD).


· En el área de Gestión y Conservación:

1.- La contratación de nuevos servicios y suministros, o sustitución de los antiguos, según los acuerdos tomados al respecto por la Comunidad de Propietarios, y previamente autorizados por esta.

2.- Atención y recepción de llamadas o avisos de averías y siniestros, estableciendo las acciones y actuaciones necesarias para solventar la situación, bien a través de los distintos servicios técnicos recomendados por el Despacho o mediante los que la Comunidad de Propietarios designe como de su confianza, en función de lo preceptuado por cada Comunidad.

3.- Tasación y valoración de los inmuebles, a efectos de la contratación de los seguros de riesgo correspondientes.

4.- Seguimiento de daños y siniestros, de forma complementaria a la propia compañía de seguros de la comunidad.
Comunicación a la Policía o autoridad competente en caso de delitos de daños, robo, actos vandálicos o malintencionados, y cualesquiera otras infracciones penales que causen perjuicio patrimonial a la Comunidad.

5.- El control administrativo de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario.

6.- La gestión de presupuestos de los servicios con los distintos proveedores, profesionales o técnicos, y la negociación para el beneficio o mejora que derive en la Comunidad.

7.- El seguimiento y cumplimiento de aquellas medidas de seguridad, auto-protección y prevención relativas a las zonas comunes de la Comunidad velando por el buen funcionamiento y mantenimiento de los elementos al efecto (alarmas, CCTVs, sistemas contra-incendio y extintores, ascensores, vías de evacuación, etc.).

Te estarás preguntando qué cosas no debería hacer un Administrador...

Pues te lo digo enseguida.

La primera, para empezar, es el no ser transparente. Un Administrador que se niegue a informar de las condiciones en las que está la Comunidad (entiendo como tal, los procesos o gestiones en marcha, tales como las relativas a obras y reformas, reclamaciones a promotoras, constructoras, etc., impagos, etc., no es un buen profesional.

Otra cuestión que no debería permitirse, es la de tener una única cuenta para todas las Comunidades que gestione. Esto en algunos profesionales es muy común: meter en el mismo saco a todos los clientes. ¡No debe hacerse!

No solo es una aberración a nivel fiscal, contable y tributario (el SII planea sobre nuestras cabezas) si no que además puede traer consecuencias nefastas para la Comunidad a modo de sanciones.

En Administrandoo ofrecemos varias propuestas de bancos que no cobren comisiones o que estas sean mínimas, y siempre cada Comunidad con su propia y exclusiva cuenta.

¿Quieres información sobre nuestros servicios y qué podemos hacer por Tí y Tu Comunidad? 
Contacta con Nosotros