Cómo cambiar de Administrador sin que suponga una molestia para la Comunidad

Pueden darse diversas circunstancias las cuales motiven el cambio -y por tanto, cese- del Administrador actual de una Comunidad y por tanto, se elija otro nuevo Administrador/a para que se encargue de la gestión que hasta ahora realizaba el saliente.

No entraremos aquí a enumerar las razones, pero evidentemente puede ser desde la perdida de confianza debido a desidia, dejadez, falta de transparencia, etc., por parte de la actual Administración, hasta una oferta o propuesta más interesante o un servicio personalizado y otras tantas cuestiones que el actual gestor no ofrece o no llega a ofrecer.

Sean pues, las razones que impulsen el cambio de Administrador, es importante tener en cuenta unas cuantas pautas para proceder a realizar dicho cambio de forma correcta y evitar problemas a la Comunidad y los propietarios.

Estás son, a nuestro juicio y por orden de aplicación las pautas o proceso a seguir:

En primer lugar, para realizar el cambio de Administrador de Fincas es de vital importancia comprobar si existe un mandato o contrato firmado y que cláusulas incluye.

Es posible que no exista contrato y se haya reflejado las condiciones del servicio en Acta de la Junta de Propietarios correspondiente, donde se aprobó la contratación del Administrador.

En tal caso, deberá constar la duración del servicio. Lo habitual es que la duración de dicho servicio o contratación sea anual (recogido en el artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal) a diferencia de lo que se cree no debe coincidir necesariamente con la renovación de cargos de la Junta General aunque en multitud de ocasiones se da dicha circunstancia debido  que concurren el inicio del servicio con la constitución de la Comunidad. Pero insisto, no es algo inamovible.

La importancia de conocer los plazos y duración del servicio es vital para que la Comunidad no incurra en gastos por indemnizaciones o reclamaciones posteriores del Administrador cesado o saliente.

Se han dado casos de Administradores con contratos de hasta cinco años, aprobados extrañamente en Junta, reclamando el Administrador cesado sus honorarios por incumplimiento al ser cesado aunque dicho contrato fuera, claramente, de más que dudosa ética y seriedad.

Siguiendo lo descrito anteriormente (coincidir o no con la renovación de cargos como el de Presidente) la Comunidad, mediante la figura del Presidente se convocará una Junta extraordinaria si por ejemplo, la próxima Junta ordinaria programada está prevista para dentro de unos meses y no se desea esperar ese tiempo. 

En el orden del día deberá figurar como punto único (aconsejable) a tratar la propuesta del cambio de Administrador. Para evitar incidencias de última hora, es recomendable avisar con al menos siete (7) días de antelación, explicando los motivos por los que se quiere realizar el cambio de Administrador de la Comunidad.

Evidentemente, ni es necesario ni recomendable citar al Administrador actual saliente.

En el caso de que el Presidente por cualquier motivo, no pueda convocar la junta extraordinaria, bastará con reunir el 25% de la representación de Propietarios o la cuarta parte del conjunto de estos.

Para que el nuevo nombramiento resulte efectivo, deberá aprobarse por la mitad de los Propietarios asistentes más uno (o 51% de los asistentes a la Junta).

Una vez aprobado el cese del Administrador y aprobada la entrada del nuevo, deberá reflejarse en Acta y comunicarse tanto a los asistentes como a los Propietarios que no hubieran asistido por si quieren manifestar opinión en contra. Normalmente se da un plazo de 30 días que en caso de urgencia o necesidad (por ejemplo, un cese voluntario del Administrador) a 15 días o incluso una semana.

A partir de este momento, y si no hay ninguna oposición al proceso, el Administrador entrante contactará con el saliente para que este le proporcione toda la documentación de la Comunidad, todo ello en un plazo máximo de 30 días.

[ ] Administrandoo, siempre claro

En nuestro despacho cuando se es nombrado por la Junta de Propietarios para gestionar la Comunidad, elaboramos un Mandato donde se recogen todas las condiciones sobre la prestación del servicio.

En ese momento, nos encargamos de toda la gestión para recepcionar la documentación de la Comunidad.

Recordemos que a veces, el Administrador olvida que es un servicio externo de la Comunidad. Muy importante, pero un servicio al fin y al cabo.
Y salvo que además sea Propietario de la Comunidad que gestiona, no tiene ninguna otra vinculación con dicha Comunidad más allá del deber de prestar un servicio de gestión de alta calidad.

Así al menos lo entendemos desde Administrandoo.

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